Otimize seus custos e melhore a qualidade dos serviços com a gestão de facilities

Mais do que manter o funcionamento em dia de suas instalações, uma boa gestão de facilities pode proporcionar outros benefícios ao seu negócio, inclusive melhorando a qualidade dos serviços, a segurança dos ambientes e até mesmo a satisfação de clientes e colaboradores no dia a dia.

Por isso, para entender melhor a relação desses fatores, preparamos este post com algumas dicas e informações essenciais sobre o tema.

Vamos conferir?

O que é gestão de facilities e qual seu papel na organização?

A gestão de facilities abrange a coordenação de todos os serviços necessários para manter e operar uma organização de forma eficiente.

Isso inclui, por exemplo, desde a manutenção de infraestrutura até a segurança, limpeza, serviços administrativos e gestão de contratos. O objetivo é garantir que todos os aspectos do ambiente de trabalho sejam administrados de forma integrada, proporcionando um local seguro, confortável e produtivo para todos os envolvidos.

Assim, ao terceirizar a gestão de facilities, a empresa delega a responsabilidade de coordenar esses serviços a um parceiro especializado, permitindo que a organização se concentre em suas atividades principais.

Na prática, isso não só simplifica a administração dos serviços como também melhora a qualidade e consistência dos mesmos.

Os benefícios da terceirização e centralização de informações

Um dos maiores benefícios da terceirização na gestão de facilities se refere a centralização de informações. Afinal, ao trabalhar com um único fornecedor para gerenciar todos os serviços, a empresa elimina a complexidade de lidar com múltiplos contratos e pontos de contato.

Além disso, essa centralização facilita a comunicação, a resolução de problemas e o monitoramento do desempenho dos serviços prestados.

E entre outros benefícios indiscutíveis nesse aspecto, podemos destacar,

Automação de processos

A automação de processos é outro grande benefício trazido pela gestão de facilities. Com a implementação de ferramentas de software específicas, é possível automatizar tarefas repetitivas, como agendamentos de manutenção, monitoramento de serviços e até a gestão de faturas.

Isso não só aumenta a eficiência como também reduz a possibilidade de erros humanos, resultando em um gerenciamento mais preciso e confiável.

Monitoramento de desempenho

O monitoramento contínuo do desempenho dos serviços é fundamental para garantir que os contratos sejam cumpridos de maneira eficiente.

A gestão de facilities permite uma análise constante dos serviços prestados, identificando áreas que precisam de melhorias e garantindo que os acordos sejam respeitados. Esse monitoramento é essencial para manter a qualidade dos serviços e otimizar os custos.

Gestão de riscos

Uma gestão de facilities eficiente também inclui a gestão de riscos. Ao identificar e mitigar possíveis problemas antes que se tornem críticos, a empresa pode evitar interrupções no funcionamento e reduzir custos inesperados.

Isso inclui a realização de manutenções preventivas, a gestão de conformidade com normas e regulamentos, e a preparação para emergências.

Negociação de Contratos

A experiência e o conhecimento de mercado de uma empresa de facilities permitem que ela negocie contratos mais favoráveis para sua empresa.

Isso pode incluir, por exemplo, melhores preços, condições de pagamento mais flexíveis e cláusulas que protejam a empresa contra riscos. Uma negociação eficiente resulta em economia significativa e em serviços de maior qualidade.

Como escolher a empresa de facilities ideal

Escolher a empresa de facilities certa é uma decisão estratégica que pode impactar diretamente nos resultados da sua organização.

Alguns critérios importantes a serem considerados incluem:

• Experiência: A experiência da empresa no mercado de facilities é um indicativo de sua capacidade de fornecer serviços de qualidade. Empresas com um histórico comprovado de sucesso têm mais probabilidade de oferecer soluções eficazes.
• Tamanho da empresa: O porte da empresa de facilities pode indicar sua capacidade de atender às demandas de organizações maiores. Empresas de grande porte geralmente têm mais recursos e expertise para oferecer serviços em larga escala.
• Portfólio de clientes: Avaliar o portfólio de clientes da empresa de facilities pode fornecer insights sobre a qualidade dos serviços prestados e a capacidade da empresa de atender a diferentes setores.
• Especializações: Verifique se a empresa tem especialização nos serviços que sua organização precisa. Algumas empresas podem ser especializadas em áreas como manutenção, segurança, limpeza, entre outros.

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