O que deve ter em um plano de manutenção?

Quando a manutenção é negligenciada, os prejuízos chegam rápido: paradas inesperadas, equipamentos quebrando antes do tempo, custos com reparos emergenciais que saem do controle.

Um plano de manutenção é, em termos simples, um roteiro detalhado que organiza e prevê todas as ações necessárias para manter os ativos de uma empresa funcionando com segurança, eficiência e previsibilidade. E não estamos falando só de máquinas e equipamentos.

Estamos falando também de sistemas elétricos, estruturas prediais, redes hidráulicas e todo o ecossistema de funcionamento de uma operação.

Sem esse planejamento, os riscos são muitos. Entre os mais comuns estão:

• Falhas inesperadas em equipamentos críticos
• Aumento nos custos operacionais por conta de manutenções emergenciais
• Perda de produtividade e impactos diretos nos prazos de entrega;
• Desgaste acelerado de ativos
• E o mais grave: riscos à segurança de pessoas.

Ou seja, a ausência de um plano bem estruturado é o tipo de problema silencioso que só aparece quando já é tarde demais. A boa notícia? Ele pode ser evitado com organização, metodologia e o apoio certo.

Etapa 1: inventário e mapeamento de ativos: o primeiro passo para um plano sólido

Antes de pensar em calendários ou indicadores, o ponto de partida é simples: saber exatamente o que você tem. É impossível cuidar bem de algo que não está mapeado.

O inventário é uma listagem completa de todos os ativos que precisam de manutenção — de máquinas industriais a sistemas de climatização, de quadros elétricos a estruturas prediais. É necessário registrar:

• a localização exata de cada ativo
• suas características técnicas (modelo, fabricante, capacidade, etc.)
• data de aquisição e tempo de uso
• histórico de falhas e manutenções anteriores.

Tais informações funcionarão como o prontuário do equipamento. A partir desse mapeamento, é possível entender a criticidade de cada item, definir prioridades e planejar ações que realmente façam sentido para a realidade da operação.

A base também será essencial para alimentar o sistema de gestão da manutenção e cruzar dados com os indicadores mais à frente. Abaixo, listamos um passo a passo direto para construir seu inventário de ativos:

Passo 1: identifique tudo que exige manutenção
Inclua desde máquinas e ferramentas até sistemas de energia, climatização e segurança. Nada pode ficar de fora.

Passo 2: registre dados técnicos essenciais
Anote informações como fabricante, modelo, número de série, capacidade, potência e qualquer outro dado relevante para inspeções e reposições.

Passo 3: Localize e catalogue cada ativo
Use uma identificação única (como códigos ou QR codes) e registre a localização exata — planta, setor, andar ou ponto de instalação.

Passo 4: inclua o histórico
Sempre que possível, recupere o histórico de manutenções, falhas e trocas anteriores. Esse dado será fundamental para priorizar ativos críticos.

Passo 5: classifique por criticidade
Determine quais ativos têm maior impacto na operação. Equipamentos que, se pararem, causam grandes prejuízos, devem ter atenção redobrada no plano.

Etapa 2: tipos de manutenção aplicáveis – escolha a estratégia certa para cada ativo

Nem todo equipamento precisa do mesmo tipo de atenção. Para criar um plano inteligente, é preciso saber quando agir de forma preventiva, quando acompanhar por sensores e quando simplesmente programar trocas. O segredo está em combinar estratégias diferentes de forma estratégica.

A seguir, os principais tipos de manutenção que podem (e devem) compor um plano robusto:

Tipo de manutenção	Como funciona	Quando aplicar	Vantagens principais
Preventiva	Intervenções programadas com base no tempo ou uso	Ativos com desgaste previsível ou uso contínuo	Reduz falhas, aumenta vida útil
Preditiva	Monitoramento contínuo via sensores (vibração, temperatura etc.)	Equipamentos críticos ou de alto valor	Antecipação precisa de falhas
Corretiva	Reparos após falha já ocorrida	Quando há falha inesperada ou peças não críticas	Necessária, mas deve ser minimizada
Prescritiva	Uso de IA para prever falhas e recomendar ações específicas	Operações com análise de dados em tempo real	Automatiza decisões e melhora a performance
Detectiva	Testes e inspeções em dispositivos de segurança	Sistemas de proteção e segurança (SDAI, alarmes, sensores)	Identifica falhas ocultas antes de se manifestarem

Etapa 3: definição de frequências e cronogramas – mantendo a manutenção no tempo certo

Saber o que precisa ser feito é importante. Mas saber quando fazer cada coisa é o que transforma o plano de manutenção em uma rotina eficiente e previsível.

A definição de frequências e cronogramas garante que as ações ocorram no momento ideal — nem tarde demais a ponto de gerar falhas, nem cedo a ponto de desperdiçar recursos.

Veja como organizar essa etapa com clareza e praticidade:

Passo 1: use o histórico como bússola

Se um ativo já apresenta padrão de desgaste ou falha a cada 8 meses, por que esperar um ano para inspecionar? O histórico de uso e manutenção é uma das fontes mais valiosas para definir prazos realistas.

Passo 2: considere a criticidade do equipamento

Equipamentos mais críticos pedem ciclos mais curtos e revisões mais frequentes. Já ativos de apoio, que causam menos impacto quando param, podem ter cronogramas mais espaçados.

Passo 3: equilibre tempo e uso

Algumas manutenções devem seguir o calendário (como a troca de baterias a cada 6 meses), outras devem seguir a quantidade de uso (como revisar um compressor a cada 2.000 horas de operação). O ideal é combinar os dois critérios sempre que possível.

Passo 4: crie um calendário claro e acessível

Use um modelo semanal, mensal ou anual, com visual fácil e atualização em tempo real. Ferramentas digitais ajudam muito aqui, permitindo reprogramações automáticas quando há imprevistos ou ajustes.

Passo 5: antecipe ações críticas

Se você sabe que haverá parada programada para manutenção geral em um setor, antecipe outras tarefas nesse mesmo período. Isso evita retrabalho e maximiza o tempo de máquina parada.

Etapa 4: procedimentos operacionais e protocolos – clareza no que deve ser feito, por quem e quando

Com os ativos mapeados e o cronograma definido, chega o momento de detalhar o como. Procedimentos bem escritos e protocolos bem definidos tornam a execução da manutenção mais padronizada, segura e eficiente.

É aqui que o plano ganha corpo operacional e evita erros por interpretação ou improviso. A estrutura ideal envolve três pilares:

Pilar 1: checklists práticos e objetivos

Nada de instruções genéricas como “verificar o estado do motor”. Os checklists devem ser específicos, mensuráveis e alinhados com o tipo de manutenção e o equipamento em questão. Por exemplo:

• Medir vibração com sensor X nas posições A, B e C
• Verificar tensão dos cabos e reapertar, se necessário, até atingir X Nm
• Registrar temperatura com termômetro digital e comparar com limite do manual

Os roteiros operacionais ajudam o técnico a seguir um padrão, evitam esquecimentos e facilitam a coleta de dados para análise posterior.

Pilar 2: designação de responsabilidades

Cada tarefa precisa de um responsável claro — seja ele um técnico, supervisor ou contratada terceirizada. Isso evita falhas por “achismo” ou zonas cinzentas na execução.

Além disso, a definição de prazos e SLAs internos contribui para manter a disciplina nas rotinas de manutenção e no fluxo de aprovações.

Pilar 3: protocolos para situações não planejadas

Mesmo com tudo organizado, falhas e imprevistos acontecem. Por isso, o plano também deve prever:

• quem deve ser acionado em caso de falha
• quais procedimentos seguir em situações de risco
• como priorizar ações corretivas quando há mais de uma ocorrência simultânea
• e como comunicar rapidamente os envolvidos (equipe técnica, operação, liderança).

Os protocolos acima funcionam como guias rápidos que entram em ação quando as coisas saem do controle. E fazem toda a diferença na resposta a incidentes.

Etapa 5: indicadores-chave de desempenho – como medir se a manutenção está funcionando

Um plano de manutenção não pode se basear em achismos. Ele precisa ser acompanhado de métricas que mostrem, de forma objetiva, se as ações estão dando resultado.

Esses indicadores (os famosos KPIs) permitem ajustes constantes, ajudam a identificar gargalos e mostram o real impacto da manutenção na operação.

Indicador	O que mede	Fórmula básica	Exemplo prático
MTBF	Tempo médio entre falhas	Tempo total de operação ÷ nº de falhas	Um motor falha 3 vezes em 600h → MTBF = 200h
MTTR	Tempo médio para reparar um equipamento após falha	Tempo total de reparo ÷ nº de reparos	Foram 4 reparos e 8h totais → MTTR = 2h
Disponibilidade	Percentual de tempo em que o equipamento está disponível para uso	(Tempo disponível ÷ Tempo total) × 100	Equipamento operou 680h em 720h → Disponibilidade = 94,4%
Custo por equipamento	Custo de manutenção dividido por ativo (pode ser mensal, anual ou por uso)	Custo total de manutenção ÷ nº de ativos	Gastou R$ 10.000 para 5 máquinas no mês → R$ 2.000 por máquina
Compliance de plano	Taxa de execução das manutenções preventivas conforme programado	(Intervenções realizadas ÷ Intervenções previstas) × 100	Foram feitas 45 de 50 manutenções → 90% de compliance

Portanto, indicadores são o termômetro da manutenção. Quando monitorados com regularidade, permitem ajustes rápidos no plano, justificam investimentos e mostram onde sua operação está ganhando (ou perdendo) eficiência.

Etapa 6: ferramentas e tecnologia para gestão da manutenção – do papel à inteligência de dados

A tecnologia evoluiu — e com ela, a forma de gerenciar, executar e acompanhar todas as etapas da manutenção. Sistemas inteligentes ajudam a transformar o plano em rotina, e a rotina em resultados. A seguir, os recursos mais valiosos que você pode (e deve) considerar:

Softwares de gestão de manutenção (CMMS)

São plataformas que centralizam todas as informações da manutenção: inventário, histórico, ordens de serviço, cronogramas, peças, indicadores e muito mais.

Com um CMMS, tudo fica acessível em um único lugar, com rastreabilidade, automação de tarefas e controle em tempo real.

Benefícios principais:

• redução de retrabalho e falhas operacionais
• geração automática de relatórios gerenciais
• alertas de manutenção preventiva baseados em tempo ou uso
• acesso remoto para equipes em campo

Sensores IoT e monitoramento preditivo

Sensores instalados nos equipamentos permitem acompanhar, em tempo real, variáveis como temperatura, vibração, consumo de energia e ruído. Esses dados são enviados automaticamente para o sistema, que identifica padrões de comportamento e aponta anomalias antes que se tornem falhas.

Na prática: se um motor começa a vibrar mais que o normal, o sistema emite um alerta, e a equipe age antes que ele pare.

Dashboards integrados e BI

Nada de relatórios confusos ou planilhas soltas. Dashboards organizam as informações em gráficos claros, com filtros por período, tipo de equipamento, local ou técnico responsável.

Os benefícios de um plano de manutenção: veja o que muda na prática para a sua empresa

Quando a manutenção deixa de ser improvisada e passa a ser planejada, o impacto é visível em todas as áreas:

Benefício	O que representa na rotina	Como isso impacta os resultados
Maior vida útil dos equipamentos	Equipamentos operando por mais tempo, com menos desgaste	Menos compras e reposições, mais retorno sobre investimento
Menos paradas inesperadas	Redução de falhas e interrupções durante a operação	Produção mais estável, sem gargalos ou perdas de ritmo
Redução de custos com emergências	Evita gastos de última hora com peças, fretes e horas extras	Mais controle financeiro e orçamentos mais realistas
Previsibilidade operacional	Manutenções agendadas e bem distribuídas ao longo do tempo	Permite reorganizar turnos, estoques e até o cronograma de produção
Mais segurança para colaboradores	Redução de acidentes por falhas técnicas	Ambiente de trabalho mais confiável e em conformidade com normas
Conformidade com normas técnicas	Atendimento às exigências legais (NRs, PMOC, ISO, etc.)	Evita multas, interdições e problemas com auditorias
Decisões mais estratégicas	Acompanhamento por indicadores e dados reais	Gestão com foco em performance, não em urgências

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