Estudo de caso: como a Araujo Abreu implantou um contrato de manutenção predial em uma grande instituição de ensino
Implantar um contrato de manutenção predial em uma operação de grande porte envolve riscos que incluem continuidade dos serviços, segurança dos usuários e confiabilidade dos sistemas . Todos eles possuem impacto direto na rotina da instituição tornam o início da operação um momento crítico, sem margem para improvisos.
O estudo de caso a seguir mostra como a Araujo Abreu conduziu a implantação de um contrato de manutenção predial em uma instituição de ensino de grande porte no Rio de Janeiro, com mais de dezoito edificações, assegurando estabilidade operacional desde os primeiros dias e sem comprometer as atividades acadêmicas.
O panorama da operação de manutenção predial
A instituição de ensino em questão é uma das mais relevantes do Rio de Janeiro. Seu complexo físico reúne mais de dezoito prédios distribuídos geograficamente pela cidade, com concentração na zona sul, cada um com características construtivas, sistemas e níveis de complexidade distintos.
O portfólio de ativos sob gestão incluía sistemas de climatização de diferentes gerações tecnológicas, redes de distribuição elétrica em média e baixa tensão, infraestrutura hidrossanitária e instalações de suporte às operações acadêmicas e administrativas.
Ambientes como laboratórios, bibliotecas, auditórios e salas de aula têm exigências operacionais que não admitem interrupções prolongadas. Qualquer falha sistêmica em horário de funcionamento atinge imediatamente a rotina de professores, alunos e colaboradores.
A esse panorama se somou um elemento adicional de complexidade: o contrato começou sem aproveitamento de nenhum colaborador da mantenedora anterior. Portanto, não houve transição de equipe, não houve repasse de conhecimento sobre os sistemas. A Araujo Abreu entrou no dia zero com uma equipe completamente nova e um ambiente ainda desconhecido.
O principal desafio da implantação
A ausência de documentação técnica é, em qualquer operação de manutenção predial, um fator de risco. Neste caso, essa ausência era total. Não havia histórico de manutenção registrado, nenhum banco de dados de ativos consolidado, nem levantamento atualizado dos sistemas instalados em cada edificação. Cada prédio era, na prática, uma incógnita técnica.
Para um time recém-contratado, esse ponto de partida exigia que a empresa precisava aprender os sistemas ao mesmo tempo em que os operava, catalogar os ativos enquanto atendia às demandas corretivas do dia a dia e construir rotinas sem nenhuma referência sobre o comportamento histórico das instalações.
A instituição, por sua vez, continuava em pleno funcionamento: as atividades acadêmicas não pararam. Qualquer falha, demora ou intervenção mal planejada tinha potencial para gerar desconforto direto aos usuários e desgaste imediato com o cliente.
O início de um contrato de manutenção predial é, por definição, o momento de maior exposição ao risco. Neste projeto, o risco era elevado. Planejamento prévio, capacidade de resposta e estrutura de gestão foram o que separou uma implantação bem-sucedida de uma crise logo nos primeiros meses.
Estratégia de implantação adotada pela Araujo Abreu para solucionar a manutenção predial
A Araujo Abreu estruturou a implantação em fases sequenciais e interdependentes. Toda fase teve objetivos claros, entregas definidas e responsáveis técnicos. Nenhuma etapa começou sem as condições mínimas da anterior estarem estabelecidas.
1. Preparação antes do início da operação
O trabalho começou trinta dias antes da data de início do contrato. Durante o período, foram mapeadas as necessidades de ferramental, materiais e insumos, com atenção especial aos prazos de entrega para evitar lacunas operacionais logo nos primeiros dias. A infraestrutura de comunicação foi estruturada com dispositivos móveis e planos de dados dedicados, viabilizando a emissão e o acompanhamento de Ordens de Serviço em campo em tempo real.
A seleção e a contratação da equipe técnica foram conduzidas com base nas exigências específicas do escopo contratual. Todos os profissionais passaram por treinamento nas normas regulamentadoras aplicáveis às suas funções: NR 10 (segurança em instalações elétricas), NR 12 (segurança em máquinas e equipamentos) e NR 35 (trabalho em altura).
O dimensionamento e o fornecimento dos Equipamentos de Proteção Individual seguiram os critérios da NR 6. Escalas de trabalho, protocolos de comunicação e fluxos de atendimento foram definidos antes do primeiro dia de operação.
2. Início da operação e estabilização
A equipe iniciou as atividades no primeiro dia do contrato, assegurando a operacionalidade dos prédios desde a entrada em vigor do acordo. As primeiras semanas foram dedicadas ao levantamento técnico detalhado das instalações, com o objetivo de construir uma base de dados preliminar dos ativos existentes.
À medida que os sistemas eram mapeados, o plano de manutenção preventiva era elaborado com base na ABNT NBR 5674:2012, norma que define os requisitos para o sistema de gestão de manutenção em edificações. Os ativos foram cadastrados, os sistemas críticos priorizados e as demandas corretivas emergenciais atendidas com suporte técnico dedicado, sem comprometer as atividades da instituição.
A comunicação com a gestão foi estabelecida desde o início, com canais diretos para reporte de ocorrências e alinhamento de prioridades. Nessa fase, transparência operacional teve peso equivalente ao da competência técnica.
3. Consolidação da gestão e controle
A partir do trigésimo dia de operação, a Araujo Abreu conduziu um diagnóstico técnico completo dos ativos e das edificações. A metodologia GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) foi aplicada para classificar as não conformidades por criticidade, orientando a sequência de intervenções e a alocação de recursos.
Reuniões semanais com a gestão da instituição foram implantadas para acompanhamento dos planos de ação e definição de intervenções de maior complexidade. Os indicadores de desempenho passaram a ser monitorados sistematicamente, alimentando os Relatórios Gerenciais Mensais entregues ao cliente.
Ao completar sessenta dias de operação, a fase de estabilização havia sido concluída. A equipe estava ambientada com os sistemas, as rotinas de manutenção preventiva e corretiva funcionavam de forma regular e os processos de controle operacional operavam de forma autônoma.
Indicadores de desempenho como instrumento de controle
KPIs não são instrumentos de cobrança. Numa implantação de manutenção predial como essa, funcionam como um sistema de navegação: mostram onde a operação está, onde estão os desvios e onde estão as oportunidades de melhoria antes que se tornem problemas.
Neste contrato, os indicadores foram implantados desde as primeiras semanas. O percentual de execução da manutenção preventiva planejada foi o primeiro dado acompanhado, revelando gargalos de capacidade e permitindo ajustes na distribuição das equipes entre os prédios. O volume e o tempo médio de atendimento das ordens de serviço corretivas forneceram uma leitura precisa da carga operacional real e da capacidade de resposta da equipe.
A classificação das não conformidades por criticidade, derivada do diagnóstico GUT, orientou a sequência de intervenções e o planejamento de recursos, impedindo que ocorrências de menor urgência consumissem capacidade necessária para atender demandas de maior risco.
Os relatórios gerenciais mensais consolidaram esses dados em formatos acessíveis à gestão da instituição. O cliente passou a ter visibilidade completa sobre o estado de suas instalações, com informações suficientes para tomar decisões de investimento, substituição de equipamentos e priorização de obras com base em evidências concretas.
Resultados alcançados nas fases iniciais do contrato
Mesmo nas etapas iniciais, os resultados foram mensuráveis:
- Banco de dados de ativos estruturado, com cadastro de equipamentos por edificação e sistema
- 90% de execução das atividades de manutenção preventiva planejada, mesmo durante a fase de levantamento técnico simultâneo
- Realização de termografias e correção de não conformidades elétricas identificadas, com base na NBR 5410 e na NR 10
- Retrofit em mais de quinze equipamentos de climatização, recuperando capacidade operacional em sistemas críticos
- Canal de comunicação estruturado com a gestão, com rastreabilidade completa das demandas e intervenções realizadas
- Emissão regular de relatórios técnicos, consolidando o histórico da operação que não existia antes do início do contrato
Vale ressaltar que os resultados não foram entregues num cenário favorável e sim produzidos numa operação sem histórico técnico, com equipe totalmente nova, em dezoito prédios com características distintas e sistemas de diferentes idades e tecnologias.
Aprendizados que orientam futuras implantações de manutenção predial
A experiência deste contrato evidencia algo que a Araujo Abreu aplica em todas as implantações de alta complexidade: método é o que sustenta a operação quando as condições não são ideais.
O diagnóstico inicial das instalações, mesmo quando conduzido em paralelo às demandas do dia a dia, é o que viabiliza um plano de manutenção preventiva consistente. Sem conhecer o estado real dos ativos, qualquer planejamento é uma estimativa. Com o cadastro estruturado, as intervenções se tornam previsíveis e os recursos podem ser alocados com eficiência.
Indicadores implantados cedo aceleram a maturidade da operação, pois criam uma linguagem comum entre a empresa de manutenção predial e o cliente: os dois lados passam a discutir a operação com base em dados, eliminando ruídos, reduzindo retrabalho e construindo uma relação de confiança que sustenta contratos de longa duração.
A comunicação contínua, por sua vez, funciona como mecanismo de controle de riscos. Ao manter o cliente informado sobre ocorrências, intervenções e planos de ação, a empresa elimina o espaço para surpresas negativas e para o desgaste desnecessário do relacionamento.
Leia também:
Como a Araujo Abreu atua em implantações de manutenção predial em ambientes críticos
Com mais de 100 anos de atuação no mercado de engenharia de manutenção e facility management, a Araujo Abreu consolidou uma base de experiência operacional construída em centenas de implantações conduzidas em ambientes de alta complexidade: hospitais, shoppings, hotéis, bancos, condomínios corporativos e instituições de ensino, entre outros.
A metodologia aplicada no case acima é a mesma adotada em todas as operações da empresa. Ela é estruturada, documentada e alinhada às normas técnicas brasileiras e às melhores práticas internacionais de gestão de facilities, incluindo os princípios da ISO 41001, que define os requisitos para sistemas de gestão de facilities em organizações.
O diferencial está em construir, desde o primeiro dia de operação, as bases que tornam esses resultados possíveis: equipe capacitada, processos definidos, dados confiáveis e comunicação clara com o cliente.
Se a sua instituição ou empreendimento enfrenta desafios na implantação ou na gestão da manutenção predial, a Araujo Abreu está preparada para apoiar desde o diagnóstico inicial até a plena estabilização da operação. Com método, transparência e alta performance. Fale com um especialista!
